Jos yrityksessä vain vähän autoja, ei välttämättä ole tarpeen kirjata autojen hankintaan tai käyttöön liittyviä asioita dokumentin muotoon, mutta näiden asioiden pohtiminen ei ole lainkaan pahitteeksi yrityksen autoilun kokonaiskustannusten kurissa pitämiseksi. Yrityksen ja autokannan kasvaessa voi syntyä tarve kirjata asioita autopolitiikan muotoon.
On haastavaa, ehkä jopa mahdotonta, tehdä autopolitiikka, joka miellyttäisi kaikkia, mutta parhaimmillaan autopolitiikka palvelee niin autoa valitsevaa työntekijää kuin henkilöstö-, hankinta- ja talousosastoakin. Suositukseni onkin, että organisaatioissa, joissa em. osastot ovat omalta osaltaan vastuussa autoasioista, autopolitiikka muodostettaisiin yhteistyössä henkilöstö-, hankinta- ja talousosaston kanssa.
Kun autoiluun liittyviä käytäntöjä kirjataan autopolitiikan muotoon, suosittelen miettimään seuraavassa listattuja asioita.
Autopolitiikasta on hyvä käydä ilmi, ketkä ovat oikeutettuja autoetuun ja kuka päättää, kenelle autoetu myönnetään. Jos yrityksessä on käytössä vaativuus- tai tehtäväluokat, voi helppo ratkaisu olla, että autopolitiikassa kerrotaan, missä vaativuus- tai tehtäväluokassa autoedun voi saada. On hyvä myös miettiä, annetaanko työntekijälle oikeus autoetuun jo koeaikana vai vasta koeajan päättyessä ja kirjoittaa tämä näkyviin autopolitiikkaan.
Keneltä saa hyväksynnän uuden auton hankintaan? Käytetäänkö nimettyjä autoliikkeitä vai voiko autoa käydä koeajamassa missä tahansa? Miten autot rahoitetaan ja mikä on auton pitoaika? Kenelle auton tarjous lähetetään? Uuden työsuhdeauton valitseminen on usein melko aikaavievä prosessi ja prosessia voi nopeuttaa kuvaamalla autopolitiikassa hankinta- ja hyväksymisprosessi.
Mitkä automerkit ovat sallittuja, millaisia varusteita saa tai pitää autoon ottaa, saako kotilatausaseman ottaa auton mukana, onko valittavalle autolle muita kriteereitä (päästöarvo, ovien lukumäärä, käyttövoima ym.), nämä ovat esimerkkejä asioista, joihin on hyvä ottaa autopolitiikassa kantaa. Hankintahintarajalla yritys voi vaikuttaa autoilun kokonaiskustannuksiin. Yksi toimiva hintarajamalli on verotusarvoraja. Verotusarvorajan määrittelemisessä me Autokeskuksessa olemme mielellämme apuna.
Etenkin ensimmäisen työsuhdeauton kohdalla on työntekijälle joskus epäselvää, mitkä kulut kuuluvat kenellekin ja mihin laskuja ohjataan. Autopolitiikassa on hyvä antaa hieman ohjeistusta auton käyttöön liittyen, esim.
Autokeskuksen yritysmyynti auttaa mielellään, jos yrityksesi tarvitsee apua autopolitiikan luomisessa tai päivittämisessä, yhteystietomme löydät täältä.